Tjenestebeskrivelsen i Legal 365

LEGAL 365

Legal 365 er en fagapplikasjon for advokatvirksomheter og annen juridisk virksomhet som eksempelvis interne juridiske avdelinger. Legal 365 er basert på Microsoft skytjenestene Microsoft Dynamics 365 og Microsoft 365. Tjenesten krever ingen egne servere eller installasjon. Tilgang gis via et web-grensesnitt og fungerer på PC, Mac, smarttelefon og nettbrett.

Når det gjelder påloggingsmekanismer og generell sikkerhet vises det til Security Whitepaper

Tjenesten er skybasert og leveres som et abonnement. Ved å signere Bestillingsskjemaet kjøper du abonnement på Legal 365 med tilhørende tjenester (Tjenesten) på de betingelser som fremgår av bestillingsskjema, Standardvilkårene, Tjenestebeskrivelsen og Databehandleravtalen som samlet utgjør avtalen (Avtalen).

FUNKSJONER I LEGAL 365

Abonnementet inkluderer tilgang til de funksjoner som inngår i standardpakken til enhver tid. Tilgjengelige tilleggsmoduler kan bestilles særskilt.

Funksjoner og tilleggsmoduler kan endre seg over tid og den til enhver tid gjeldende oversikt over funksjonalitet og tilleggsmoduler finnes her: https://www.avantit.no/advokat/

Tjenesten støtter de regnskapssystemer som til enhver tid fremgår her: https://www.avantit.no/advokat/#regnskap

Avant IT videreutvikler Tjenesten kontinuerlig og informerer kunden om ny funksjonalitet og nye tjenester på websiden til produktet, via nyhetsbrev eller på annen måte.

For å sikre at programvaren fungerer som forutsatt, må kunden ikke benytte eldre versjoner av operativsystemet enn en (1) versjon bakover i tid om ikke annet er avtalt med Avant IT. I tillegg må kunden oppdatere nettlesere, operativsystem, og Microsoft 365 kontinuerlig i henhold til tredjepartsleverandørers anbefalinger og de til enhver tid gjeldende versjoner. Avant IT har rett til å oppgradere programvare til ny versjon dersom den versjonen kunden har tilgang til ikke lenger støttes av Microsoft eller øvrige tredjeparter. Avant IT er ikke ansvarlig for at programvaren er kompatibelt med kundens øvrige it-systemer og utstyr.

Avant IT har ingen plikt til å rette feil i nettverk, operativsystemer, utstyr eller programvare som er levert av tredjepartsleverandør.  Brukerstøtte knyttet til Microsoft og tredjepartsleveranser innebærer å melde eventuelle feil i disse produktene til Microsoft og/eller tredjepartsleverandøren og holde kunden orientert om status på feilretting.

Kunden skal legge forholdene til rette slik at Avant IT kan utføre sine oppgaver, herunder ved behov å gi Avant IT nødvendig tilgang til sine lokaler, programmer, data, adekvat informasjon etc.

Ved førstegangsetablering av tilgang opprettes det en bruker med administratorrettigheter som opptrer på vegne av kunden, dette er kundens kontaktperson og administrator. Kunden er ansvarlig for at administrator har nødvendige fullmakter til å binde kunden. Kunden er ansvarlig for å gi Avant IT til enhver tid oppdatert kontaktinformasjon, inkludert en primær e-postadresse. All viktig informasjon vedrørende kundens programvare, ordrebekreftelser, eller annen informasjon av særlig betydning, eksempelvis relatert til sikkerhet, modifikasjoner eller personvern og prisjusteringer vil bli sendt til primær e-postadresse.

BRUKERSTØTTE OG TILLEGGSTJENESTER

Tjeneste	Brukerstøtte	Tilleggstjenester
Hjelp til bruk av funksjonaliteten i Legal 365	✔️
Veiledning i hvordan man utfører en endring/konfigurasjon	✔️
Håndtering av feil i Legal 365	✔️
Følge opp aktive saker og tilgang til sakshistorikk	✔️
Sak som har kategori kritisk, høy eller medium	✔️
Opprette sak/oppfølgning Microsoft Support tjeneste	✔️
Opprettelse og endring av brukere	✔️
E-post/chat support innenfor normal åpningstid	✔️
Telefonsupport innenfor normal åpningstid	✔️
Oppfølging av kritiske saker utover ordinær arbeidstid	✔️
Gjennomføring av endring/konfigurasjon, eksempelvis: Opprette, dele og endre personlige visninger/ dashboards Endring i påkrevde, låste og synlige felter (forretningsregler) Endring skjermbilde oppsett Opprette og legge til nye felter i systemet Konfigurere eller endre på arbeidsflyter Endring/opprettelse av nye dokument- og e-post maler Øvrige spesialtilpasninger for kunden Maler Støtte for regnskapssystemer utover følgende systemer (link)		✔️
Brukerstøtte utenfor normal åpningstid		✔️
Kundetilpasset opplæring		✔️
Bistand til å løse feil som er forårsaket av kunden eller har sin årsak i tredjepartsløsninger eller annet utenfor Avant IT`s kontroll og ansvarsområder		✔️

Prosedyre for henvendelser til Brukerstøtte

Kundeportal	https://avantitkundeportal.microsoftcrmportals.com
Telefon	+47 23 33 89 99
E-post	support@avantit.no

Normal åpningstid

Dager	Klokkeslett
Mandag – fredag	Kl. 08:00-16:00
Julaften, Nyttårsaften og onsdag før Påske	Kl. 09:00-13:00

TJENESTENS TILGJENGELIGHET

Funksjonaliteten i Legal 365 er normalt tilgjengelige via internett 24/7/365. Avant IT og leverandører som er godkjent av Avant IT har rett til å gjøre tiltak som påvirker tilgjengeligheten dersom Avant IT anser det nødvendig av tekniske grunner, service-, drifts- eller sikkerhetsrelaterte grunner. Planlagte driftsavbrudd på grunn av systemvedlikehold meddeles til kunden på forhånd.

Ikke-planlagte driftsstopp kan forekomme. I den grad Avant IT er ansvarlig for og kan påvirke slike driftsstopp, skal Avant IT utbedre feilen så raskt som mulig. Avant IT skal arbeide etter beste evne for at funksjonene i Legal 365 er tilgjengelig og for at alle henvendelser til brukerstøtte behandles innenfor angitt reaksjonstid og løsningstid utfra tilgjengelighet hos Avant ITs konsulenter og utviklere, samt eksterne faktorer hos tredjepartsleverandører.

TJENESTENIVÅ

Klassifisering	Prioritet	Beskrivelse	Reaksjonstid	Estimert Løsningstid
Klassifisering 1 Ute av drift	Kritisk*	Hele eller vesentlige deler av Legal 365 er utilgjengelig eller alvorlig ustabilt.	15 minutter	1 time
Klassifisering 2 Delvis utilgjengelighet	Høy	Enkeltfunksjoner i Legal 365 er utilgjengelige og forsinker eller vanskeliggjør bruken av systemet for alle brukere.	1 time	4 timer
Klassifisering 3 Delvis utilgjengelighet	Medium	Enkeltfunksjoner i Legal 365 er utilgjengelige, eller en bruker har spørsmål om løsningens virkemåte og som anses som viktig for bruken.	1 arbeidsdag	2 arbeidsdager
Klassifisering 4	Lav	Alle typer henvendelser som ikke faller under de øvrige kategoriene for prioritet. Disse sakene er som regel generell forespørsel om programvarens virkemåte	3 arbeidsdager	5 arbeidsdager

* Avanti IT vil holde kunden løpende orientert om utviklingen i saker med klassifisering 1 og søke å løse saken så raskt det er teknisk mulig og ved behov fortsette arbeidet med løsning utover normal åpningstid.

Reaksjonstid er tiden det tar fra kunden har henvendt seg til Avant IT med en sak, til saken er registrert i Avant IT`s systemer og fått status «Under Arbeid».

Estimert Løsningstid er den estimerte tiden det forventes å ta fra kunden har henvendt seg med en sak til saken er løst og fått status «Løst».

Manglende oppnåelse av tjenestenivå innebærer verken automatisk mislighold eller rett til standardisert kompensasjon.

Henvendelser utenom normal åpningstid rettes til kontaktperson oppgitt av Avant IT.

TREDJEPARTSLEVERANSER

Brukerstøtte, tilgjengelighet mv. for tredjepartsleveranser følger tredjepartsleverandørens avtalebetingelser.