Legal 365 for juridiske avdelinger

Legal 365 har innbygget klientportal for onboarding av nye klienter.

Ved innlogging benyttes Vipps Logg inn og data hentes inn automatisk fra klientens Vipps profil. Man trenger derfor ikke huske brukernavn og passord. I tillegg gir dette en enkel form for id-kontroll ved at Vipps profildata hentes fra klientens bankid-profil.

Klientportalen er en modul i Legal 365 og gir mulighet for:

• Logg inn med Vipps
• Kryptert kommunikasjon
• Klient registrerer selv øvrig kontaktinfo
• Booking av konsultasjon
• Automatisk varsling ved oppdatert informasjon

Logg inn i Klientportalen for demo

SMS er etter etableringen av andre meldingstjenester som eksempelvis Messenger, iMessage, Whatsapp og Skype blitt et mer profesjonelt kommunikasjonsverktøy.

De viktigste årsakene til at SMS er ofte brukt i forretningsmessig sammenheng er:

• SMS oppfattes ofte som viktige meldinger og mer enn 95 % leses derfor innen kun 2 minutter
• SMS er plattform uavhengig og kommer alltid frem til mottaker
• SMS går ikke i spam som e-post kan gjøre og forsvinner heller ikke blant andre meldinger og notifikasjoner

Eksempler på bruksområder:

• Automatisk melding til signant ved signering av Oppdragsavtaler eller andre dokumenter
• Automatisk SMS påminnelse for signering ved gitt oppfølgningsdato
• Automatisk SMS påminnelse om avtalt førstegangsmøte med klient
• Automatisk SMS hvis ny dialog eller dokument er publisert til klient i klientportalen
• Betalingspåminnelse på SMS til privatpersoner inkludert betalingsdetaljer
• Utsendelse av kundeundersøkelse ved arkivering av sak
• Enkeltvis sending til klient for viktige meldinger
• Masseutsendelse av SMS til et utvalg av klienter

Legal 365 er en tjeneste i Microsoft 365 og derfor tett integrert med øvrige Microsoft tjenester i som eksempelvis OneDrive, Outlook, Sharepoint og Teams.

Legal 365 benytter Sharepoint som sitt bakenforliggende Dokumenthåndterings system. Det gjør at man har tilgang til ren rekke enterprise dokumenthåndtering funksjoner som eksempelvis:

• Automatisk versjonering av dokumenter
• Deling av dokumenter og mapper til interne medarbeidere eller klient og bestemme om det deles med lese eller rediger rettigheter
• Tilgangsstyring
• Tagge dokumenter med metadata som kan benyttes i søk og filtrering
• Fullt fritekstsøk i alle typer dokumenter
• Sofistikert backup/restore muligheter
• Link i OneDrive til saksmappe
• Offline tilgang til dokumentene i saksmapp

Ved å legge til link til saksmappe i OneDrive får man tilgang til alle dokumentene på saken i filutforskeren via Onedrive. Dette gjør at man kan jobbe i dokumentene på saken på samme måte som om man hadde laget en saksmappe på en filserver eller lokalt på sin egen maskin. Saksdokumentene er likevel lagret sentralt i Legal 365 og alle endringer og nye dokumenter blir automatisk synkronisert til tilhørende saksmappe i Legal 365.

I praksis blir det da svært enkelt å lagre dokumenter til/fra Aktørportalen, det er enkelt å endre filnavn, kopiere filer, flytte på filer og det er enkelt å jobbe i PDF filer med Adobe DC PRO.

Med offline tilgang kan man med ett klikk sikre at man har tilgang til alle dokumenter på saken før man skal i retten. Det gir også mulighet til å jobbe med dokumenter når man er på reise eller steder uten nett tilgang.

Legal 365 kan automatisk opprette et Teamsområde til en sak basert på en forhånddefinert mal. Navn på Teamsområdet blir standardisert med f.eks. saksnummer + klientnavn + sakstittel, kanaler, undermapper, medlemmer i Teams og hvilke apper som skal aktiveres. Adressen til Teamsområdet er lagret på saken slik at man med ett klikk kan gå inn i dokumentområdet til Teams.

Teams er nyttig i større saker med mange involverte både internt og eksternt for å få en god samhandling, eller f.eks. som Datarom.

Advokat kan med Teams enkelt samhandle med klient og andre aktører i aktuell sak. Andre aktører kan eksempelvis være interne og eksterne aktører som advokater, revisorer, analytikere, motpart eller motparts advokat via begrenset tilgang. Advokat og klient arbeider i de samme Word-dokumentene, der endringer kan spores via versjonslogg.

• Avholde chatdialoger & videomøter hvor advokat ved samtykke kan ta opp og lagre på saken
• Effektiv og strukturert samhandling med alle aktører i en sak
• Standardisert, automatisert oppsett pr. sak i Teamsområde med kanaler, undermapper, eiere, medlemmer og apper
• Granulert, intern og ekstern tilgangsstyring til saksdokumentasjon
• Teamsområdet arkiveres og skjules når saken avsluttes
• Tilgang til Teams finnes også via Mobil App

Legal 365 har markedsledende integrasjon mot Outlook med både drag&drop funksjonalitet for e-post og egen integrasjon i Outlook for å lagre e-poster og vedlegg til sak evt. for å sette inn vedlegg i en utgående e-post fra saksmappen.

Drag&drop lagrer automatisk informasjon om faktisk sendt/mottatt tidspunkt, avsender og mottakere, samt at vedleggene i e-posten automatisk lagres som separate dokumenter i saken.

Intelligent Drag&Drop av e-post og dokumenter i Legal 365. Drag&Drop er enkelt, effektivt og intuitivt og noe alle kjenner til.

• Drag&Drop en eller flere e-poster samtidig fra Outlook til aktuell sak
• Opprinnelig sendt/mottatt dato lagres som informasjon selv om e-posten ikke lagres samme dag og informasjon som emne på e-post, avsender og mottakere lagres
• Vedlegg blir automatisk skilt ut som egne dokumenter på saken og man får mulighet til å gi de nye navn
• Ved Drag&Drop av e-post fra sendte elementer logger Legal 365 det som en utgående e-post
• Drag&Drop av dokumenter fra filutforsker inn på sak og i valgt undermappe på saken
• Støtter filtyper som f.eks. Word, Excel, PowerPoint, PDF og bildefiler

Realtime 2 veis oppdatering uten bruk av filutveksling av data på kunder, kontakter og saker.

Kopi av faktura, klientmiddeltransaksjoner, innbetalinger og utlegg hentes automatisk tilbake til saken i Legal 365 for full oversikt vedrørende saken.

Støtter PowerOffice Go, Tripletex, 24SevenOffice, Xledger, Visma Business.

• Raskere og bedre klientservice
  Når klienter ringer vil det komme et pop-up vindu i Legal 365 vise deg hvem som ringer, og åpne tilhørende klientinformasjon i Legal365 automatisk, slik at du slipper å bruke tid på å søke, og klienten slipper å vente.
• Jobbe enklere med klikk og ring (click-to-call)
  Når du vil ringe klienter kan du trykke på telefonnummer for å starte samtaler, uten at du trenger å taste inn telefonnummeret på din telefon.
• Logging av telefonsamtaler for timeføring
  Legal 365 kan logge dine telefonsamtaler, slik at du ikke går glipp av timeføring og inntekter
• Smartere med Opplysningen 1881
  Med reklamefritt nummeroppslag fra 1881 vil du kunne se navnet på ukjente og potensielt nye klienter som ringer, slik at du kan prioritere dine samtaler. Du vil også få varsel om telefonsalg og markedsføring. Dersom innringer ikke er registrert i Legal 365, vises navn fra Opplysningen 1881, med mulighet til å lagre kontaktinformasjon direkte inn i Legal 365.
• Tilpassing
• Det er også mulig å tilpasse oppslagsvinduer slik at det viser andre relevante felter fra Legal 365, som timeregistrering, notat, sak, klient ol.

Integrasjonsen er en klientprogramvare som sørger for en trådløs kobling mellom mobilt bedriftsnett (Unifon) og Legal365 ved hjelp av godkjente API-integrasjoner.

Forutsetter telefoni abonnement via Unifon.

Legal 365 har integrasjoner mot:

• Word malgenerator med funksjonalitet for å flette inn felter, predefinere hvilke mapper dokumentet skal lagres i og hvilke filnavn dokumentet skal ha
• Excel eksport og import fra alle steder
• Microsoft Sharepoint og OneDrive som dokumentarkiv for saker
• Power BI for avanserte analyse- og rapporter
• Microsoft Power Automate for å konfigurere avanserte automatiseringer og arbeidsflyter
• Send SMS Link direkte fra kontaktkortet. SMS kan også sendes automatisk basert på hendelser, f.eks. når advokat har lagt inn en melding eller et dokument i klientportalen
• 2 typer API tilganger. Ett API som er tilpasset for integrasjon mot kundens egne websider, eksempelvis for å opprette henvendelser eller chat dialog direkte inn i Legal 365
• BankId AML (hvitvaskingfunksjon med rapport) og BankID signering via Signicat for signering av dokumenter som oppdragsavtaler og kunde id kontroll dokumenter
• Brønnøysundregisteret for innhentning av firma, roller og person opplysninger
• Creditsafe for kredittsjekk og informasjonsinnhenting for både bedrift og privatpersoner

Når man oppretter en ny forretningsforbindelse får man ved hjelp av denne koblingen automatisk inn grunndata som navn, organisasjonsnummer, virksomhetsadresse og besøksadresse. I tillegg får man registrert daglig leder og styret, samt prokura og signatur rettigheter.

Fordeler ved integrasjonen:

• Enkel og tidseffektiv metode for å opprette nye klienter, motparter og andre forretningsforbindelser
• Organisasjonsnummer gir nøyaktig duplikat kontroll. Dette er påkrevd for EHF fakturering
• Daglig Leder og komplett styre opprettes. Dette kommer også til nytte vedr. hvitvasking
• Man får oversikt over hvilken sammensetning av signaturrett og prokura som finnes i virksomheten. Dette er nyttig når det skal inngås oppdragsavtaler, forliksavtaler og andre avtaler
• Enkel metode for å oppdatere/vaske eksisterende forretningsforbindelser
• Mer fullstendige data gir bedre konfliktsøk muligheter