Hvorfor velger man en type avtale på vegne av bedriften man er ansatt i, og en annen avtale i sin privatøkonomi?

Jeg har jobbet i utskrift- og kopibransjen siden 2002, og en av de vanligste utfordringene for deg som ønsker å anskaffe en ny utskrift- og kopiløsning er at det er vanskelig å sammenligne priser og innhold i de ulike avtalene.

Det er ofte vanlig å høre fra de som skal ha tilbud på en ny kopimaskin at de skal en avtale som inkluderer alt. Kopi bransjen har vært flink til å selge inn leie av maskinene «inkludert alt», og det har blitt til at du som kunde er opplært til at dette er det eneste pris alternativet, noe som er feil.

Hvilke avtale har du?

Anskaffelse av en utskrift- og kopiløsninger er tredelt og helt uavhengig av hverandre:

  • 1. Hvordan du anskaffer hardware (kjøp eller leie)

  • 2. Support og Service på stedet

  • 3. Drift (rekvisita og slite deler)

Canon, Konica, Ricoh og Xerox, som leverer kopiløsninger, oppgir drifts- priser som klikk eller øre pris, samt en support avgift som er oppgitt som mnd. avgift. Den faktureres årlig og er som regel bundet opp mot leie-perioden av hardwaren. Dette vil si en avgift pr. side som kopieres, skrives ut eller skannes. De fleste bedrifter har et jevnt fordelt bruk av sine kopimaskiner i løpet av 1 år. Ved en klikk/øre pris pr. side får man en avregning hvert kvartal som er rimelig lik i hele perioden man har maskinen i bruk. Dette er forutsigbart for din bedrift.

HP og Lexmark som leverer utskriftsløsninger, har valgt å la sine kunder anskaffe produkter som regel via kjøp, men det er også vanlig å leie større modeller. Supportavtaler anskaffes som opsjon og man kjøper rekvisita ved behov.

Felles for både Kopi- og Utskrifts leverandørene er at begge har maskiner og software som gir beskjed om behov for ekstra rekvisita eller support og service. Dette er helt uavhengig av hvordan man velger å anskaffe eller drifte sine maskiner.

For å kunne oppgi antall sider en rekvisita kan skrive ut, beregnes dette etter en felles standard i bransjen. Dvs. hvis du skriver mindre dekning på arket en normalt (noe som ofte er tilfellet med fargeutskrifter), vil rekvisita ’en (toner og blekk) gå x antall sider lenger enn oppgitt spesifikasjon. Ved kjøp av rekvisita etter behov vil du kunne få flere sider ut av en toner, som vil gi deg en lavere driftskostnad. Ved en klikk/øre pris blir du fakturert pr. side uavhengig av dette. Det blir da en fordel for kopi leverandøren at du ikke skriver ut mye dekning pr. side. Kopi leverandøren vil få en lavere kostnad og ikke du!

For å summere opp dette vil jeg si at klikk/øre pris kan sammenlignes med en fast pris på strøm eller fast rente på ditt boliglån, kontra kjøp etter behov kan sammenlignes med spotpris på strøm eller flytende rente på ditt boliglån.

De fleste har som regel spotpris på privat strøm eller flytende rente privat så sant man ikke vil forsikre seg om pris oppganger, men over tid har det vist seg å lønne seg å ikke binde til en fast pris.

Så mitt spørsmål til deg som inngår avtaler på vegne av din bedrift er følgende:

Hvorfor velger man en fast pris avtale for sin bedrift, mens man privat velger en annen løsning?

Er man ikke like opptatt at hvordan man forvalter investeringene i sin bedrift?

Avant IT kan tilby alle variantene som beskrevet ovenfor, samt på kryss og tvers av hverandre. Vi ønsker å gi deg gode råd om hva som lønner seg for din bedrift. Til å begynne med kan vi ta en utskriftsanalyse hos dere for å underbygge løsningsforslaget som dere får fra oss. Vi har all support og kompetanse på hardware og software lokalt hos oss, slik at vi kan skreddersy løsninger som er tilpasset din bedrift, og ikke motsatt.

Les mer om Print- og Dokumentstyring fra Avant IT her