Fra Excel til Dynamics 365 for CRM – killing the Dirty Data softly

Hvilke konsekvenser har dårlige data for bedriften din?

Hvordan gå fra Excel til et struktuert CRM-system?

Hvilke tiltak kan du ta for å sikre gode data?

Dirty data – dårlige data sender nok frysninger nedover ryggen til enhver leder som tar beslutninger basert på data. Hvis din bedrift allerede har gått over til et CRM system, som for eksempel Dynamics 365 så forstår du viktigheten av gode og rene data – og konsekvensene av å ha dirty data i systemet.

Når bedriften vokser og det samme skjer med arbeidsoppgavene så er det unngåelig at det skjer endringer. Det samme gjelder programvare som brukes for å utføre daglige gjøremål i bedriften.

Kanskje har du brukt, som meg selv, Excel til salg, markedsføring, kontaktoversikt og kanskje som en to-do liste. Når arbeidsoppgavene vokser med bedriften din så blir begrensningene i Excel også mer tydelig.

Jeg har selv erfart at jeg mister oversikten over hva jeg burde prioritere uten et godt verktøy.

Da starter gjerne debatten om å gå fra Excel til et CRM system.

CRM og Dynamics 365

Det er mange fordeler med å gå over til et CRM system som Dynamics 365 fra Excel.

Flere brukere samtidig har ikke tilgang til samme Excel-fil og store datamengder blir uoversiktlige.

Å føre markedsføringaktiviteter i Excel er heller ikke en lett oppgave.

Dynamics 365 løser alt dette. Bytter du til Dynamics 365 så vil du merke en forbedret funksjonalitet og produktivitet enn det du er vant til i Excel.

Hvis du allerede er vant til designet og funksjonaliteten til Microsoftprodukter så vil ikke læringskurven være så bratt for deg og dine ansatte.

Tar du for eksempel i bruk markedsføringsmodulen i Dynamics 365 så vil du kunne visualisere kampanjene og måle effekten av tiltakene.

Teamet ditt kan identifisere åpne leads og spore utfall, linke konverteringer mot kontoer og lagre markedsmateriell for lett tilgjengelighet og distribusjon.

Vask Dirty Data i Excel og importer i Dynamics 365

La oss si at bedriften har modernisert seg på verktøyfronten og skal jobbe med nye systemer og data skal rengjøres.

For å vaske og strukturere data så er Excel fortsatt kongen på haugen. Det er faktisk et godt tilleggsverktøy for å være produktiv i Dynamics 365.

Du skjønner, Excel er kanskje som den ene kompisen du hadde som alltid var lojal og trofast. Du flyttet kanskje til en større by og fant nye venner og nye muligheter (les Dynamics 365) men det var alltid noe trygt og komfortabelt med din gamle og gode venn (les Excel). Intuitivt så kjenner dere hverandre så godt at ord er overflødige – fingrene finner bare frem på tastaturet for å endre og manipulere dataene.

Excel er spesielt brukervennlig hvis du har mer enn 250 poster som skal endres og i Dynamics 365 så er det en begrensing på sidevisningen på maks 250 poster i CRM’en.

For større mengder data så er det mye bedre å behandle dataene i Excel. La os ta et eksempel; du har 2 lister, med 100 000 poster og du vil sortere på kjønn. Å gjøre det i Dynamics 365 vil være veldig tidkrevende på grunn av begrensningen på visningen med 250 poster. Du kan isteden eksportere alle 100 000 postene til Excel, fylle inn eller endre postene som omhandler kjønn og så kan du reimportere listene inn i Dynamics 365. Og vipps så er alle postene oppdatert med de nye dataene.

5 tiltak for å eliminere Dirty Data i bedriften

Det er ikke «bare bare» å implementere et CRM system og tro at alt går på skinner.

Individuelle studier har vist at 2/3 av CRM implementasjoner feiler.

Og med det i tankene er det viktig at dine ansatte får riktig opplæring og at design og arkitektur på CRM systemer er tilpasset dine forretningsprosesser. For riktig leveranse av design og arkitektur er det viktig å velge riktig partner som kan Dynamics 365.

Her følger tips til 5 tiltak du kan gjøre i bedriften din for å eliminere dårlige data:

1.     Start med riktig design

Det er viktig at Dynamics 365 samler den nødvendige informasjonen som er viktig for din bedrift. For å få det til så må du jobbe med Dynamics CRM og forstå hva et hvert datafelt skal inneholde og hvordan den informasjonen skal være nyttig for deg. Ikke la deg friste med å ha 100 datafelter når det er nok med 10 – et komplisert design er ikke nødvendigvis et godt design.

En kompetent Dynamics 365-konsulent vil kunne veilede din bedrift med riktig design og arkitektur fra starten av.

2.     Sørg for opplæring av ansatte

Selv om Dynamics 365 vil automatisere en god del av hva du vil gjøre med dataene dine så vil det fortsatt være behov for manuell behandling. Det er helt essensielt at ansatte får opplæring ikke bare på funksjonalitet men også om hva de vaskede data består av og hvorfor det er viktig for din bransje.

Ikke send ut kjappe mailer om emnet – bruk tid på at brukere har en god forståelse av produktiv bruk av systemet.

3.     Verdifokus

Du har kanskje brukt måneder på å gjøre research, utvikling og hatt en forestilling om hva Dynamics 365 kan gjøre for deg og din bedrift.

Ansatte prøver å gjøre jobben sin så godt som mulig.

Men, hvis ansatte ikke ser fordeler med å ta i bruk det nye systemet så vil de fortsette med de gamle rutinene og falle tilbake til gamle verktøy. De gamle verktøyene er de du ville bli kvitt fordi de ikke kan integreres med nye systemer eller ikke tilfredsstiller krav til for eksempel lagring.

Og hvis brukere går tilbake til gamle verktøy så samles dataene kanskje ikke slik du ville og investeringen går ikke som planlagt.

Det er kanskje ikke nok med å fokusere på hvordan ansatte kan bruke Dynamics 365 – fokuser heller på hvordan de kan skape verdi ved å bruke det.

De kan for eksempel finne nye muligheter i dataene – som ikke var mulig å se med gamle verktøy; har antallet ansatte gått opp? Da trenger de kanskje flere PC’er, skrivere og kopimaskiner?

4.      Vær konsistent med dataene

Et viktig poeng med et CRM system er å få riktige data inn i systemet og det sier seg selv at du helst ikke vil ha navn feilstavet. Du bør også sørge for at dataene følger standarder. Vil du kunne ta opp en kunde på fornavn eller etternavn?

ER DET NOEN SOM HAR SKREKET MENS DE HAR TASTET INN NOE?

Det går an å fikse.

Hold alt i samme standard og hold det profesjonelt. Da unngår du dupliseringer.

5.     Duplisering

Dynamics 365 har regler som fanger opp duplikater for kontoer, kontakter og leads men på noen andre type felter finnes det ikke slike regler. Lag nye regler for felter som ikke tar tak i duplisering – i standard oppsett vil det være mange felter som ikke har regler for datavalidering.

Det er best å være sikker på at brukere ikke fører opp samme data flere ganger. Det er lett å duplisere en kontakt særlig når navnet er likt, eller når samme navn staves ulikt. Hvis det ikke adresseres så kan problemene balle på seg.

Du kan for eksempel sørge for at kontakter slås sammen til en enkel kontakt der det for eksempel er oppført flere kontakter med ulik stavelse, forskjellige fakturaadresser eller ulike telefonnumre.

Ønsker du å høre mer om hvordan du kan få hjelp og rådgivning rundt implementering og tilpasning av Dynamics 365 så ta kontakt med oss.

Avant IT er et fremtidsrettet teknologiselskap som skreddersyr løsninger for deg og ditt selskap.

Våre fokusområder består av:

  • Microsoft Dynamics 365 og custom utvikling
  • Software Utvikling
  • Skydrift – Azure
  • Microsoft Office 365
  • Print & Dokumentstyring

samt tilhørende Service & Support rundt disse områdene.

Våre utviklere og konsulenter har lang og bred erfaring i å skreddersy Dynamics 365 (CRM) etter ditt behov. Dette gjelder for alle bedrifter som har et behov innenfor salg, markedsføring, kundeservice, feltservice, prosjektstyring – eller rett og slett en kombinasjon av disse. Vi har også meget god erfaring med integrasjoner mot diverse ERP systemer, som blant annet Visma Global, Visma Lønn, 24 Seven Office og Uni Micro for å nevne noen.

I tillegg til disse ERP integrasjonene har vi flere ulike moduler som vi inkluderer i våre skreddersydde forretningssystemer for våre kunder.

Vi leverer i dag innovative løsninger innenfor våre fokusområder til kunder spredt rundt i Norden. Som en dedikert Microsoft Gold partner jobber vi kontinuerlig med å utvikle innovative løsninger for å imøtekomme våre kunders behov og ønsker.